¿Cómo organizar un taller exitoso?

Los proyectos exitosos necesitan tener objetivos claros y un equipo comprometido. Con horarios abarrotados y muchas responsabilidades de por medio, puede ser difícil lograr que un grupo de personas se concentre en la gran iniciativa que están liderando.

Es por eso que los talleres se han convertido en una herramienta efectiva en el mundo del diseño digital y de la experiencia del usuario. Los talleres son una excelente manera de recopilar información, generar ideas y construir consenso sobre la dirección del proyecto.

Reunir a un grupo de personas en el mismo salón construye confianza y puede ser una excelente manera de comenzar nuevos emprendimientos. No obstante, el trabajo de campo y la logística que se encargan de crear un taller efectivo, se pueden perder fácilmente.

Una buena preparación garantiza que los talleres funcionen sin problemas, y entreguen el valor deseado. Teniendo esto en mente, aquí te van cinco cosas simples que debes recordar al momento de organizar un taller. ¡Veamos!

Crea y comunica tu agenda

Una buena agenda se basa en los objetivos del taller y está disponible para todos los participantes antes de comenzar la sesión. Esta agenda debe presentar una vista previa y clara de lo que se va a cubrir con el fin de que lleguen preparados para interactuar y contribuir.

Esta es también una gran oportunidad para establecer expectativas y declarar un programa de “sin pantallas permitidas”. Los descansos programados les permitirán a los participantes revisar sus dispositivos móviles, de manera que el resto del tiempo estén completamente concentrados en el taller.

A veces dictar un taller requiere de improvisación, adaptando la agenda o las actividades para ajustarse mejor a la dinámica de un grupo en particular.

Conoce tus participantes

Si estás a cargo de invitar a los participantes, asegúrate de seleccionar personas de equipos de diferentes disciplinas y de múltiples niveles dentro de una empresa. Este cruce de perspectivas es de donde vendrás las ideas más innovadoras.

Si no eres responsable de todas las invitaciones a las sesiones, tómate el tiempo de conocer, con anticipación, los nombres y roles de todos los participantes (tanto los invitados, como los participantes).

Un buen taller capacitará a los equipos de entrega para pensar a un nivel más alto y alentar al liderazgo a ensuciarse las manos para encontrar soluciones prácticas. Es importante asegurarse de que haya diversas opiniones representadas, pero también saber un poco del background de todas las personas en el salón.

Conoce los detalles del espacio físico

El espacio en el que se desarrolle el taller puede ayudar o afectar su efectividad. Si es posible, reserva un lugar que tenga un espacio amplio para todos los asistentes, pero que los mantenga en un ambiente íntimo con vistas claras de cualquier diapositiva o pizarra.

Esto te permitirá planificar los asientos y los lugares donde los grupos pequeños puedan trabajar juntos. Lo más importante es reservar el espacio 30 minutos antes de que la sesión empiece y una hora después de su finalización.

Usa esos minutos para comprobar que todos los equipos estén bien y hacer un último repaso de la programación. Configura tu ordenador para compartir las diapositivas con los participantes, y asegúrate de que todo esté bien antes de que todos lleguen.

Planifica para las limitaciones de algunos participantes

Lo normal es solicitar y esperar la atención plena de todos durante el taller. Sin embargo, a veces surgen restricciones de participación y un buen facilitador sabe cómo adaptarse a ellas.

Esto puede ser tan simple como documentar visualmente la sesión, de modo que las personas que tienen que llegar tarde, o que necesiten ausentarse en alguna parte de la sesión, puedan ponerse al corriente.

La planificación para participantes remotos también puede ser necesaria. Así que piensa en maneras en las que puedan intercambiar ideas, pero que todos tengan la misma oportunidad de hacer escuchar sus voces.

Organiza tus suministros                            

Finalmente, prepara todos los suministros con antelación. Los talleres son más efectivos cuando las personas se levantan, se mueven y participan. Eso a menudo significa muchos esbozos, mostrar, contar y debatir.

Cerciórate de que haya muchas notas y cintas adhesivas, bolígrafos, hojas, marcadores de pizarra, y otros suministros de papelería disponibles para el uso de todos.

Estos suministros ayudan a garantizar que las personas puedan mostrar sus ideas, y no simplemente hablar sobre ellas. Esto es particularmente importante para mantenerlos a todos en la misma página, y para dejar un registro de documentación que se pueda revisar después del taller con el fin de planificar las siguientes actividades.

Aunque esto no es lo único que garantiza que tu taller sea exitoso, es el punto de partida para tener un evento grandioso.